近日，瑞旭技术爱尔兰子公司（CIRS）接到一家波兰进口商的邮件，指出怀疑其中国供应商所提供的预注册完成通知书及提交报告有作假嫌疑，因此向CIRS提出核实文件的真实性。

经过仔细核对，瑞旭技术发现该预注册完成通知书上显示的公司名称前半部分字体与后半部分字体不一致，有篡改过的明显痕迹；且CIRS内部查询系统显示，该预注册号属于另一家曾委托CIRS进行REACH预注册的企业，而非文件所示企业。

于是CIRS工作人员立刻致电预注册号所属企业，询问其与文件所示企业是否存在商业联系。经进一步核实，文件所示企业确为CIRS预注册企业的下游贸易商。因担忧进口商通过预注册完成通知书显示的信息，跳过自己直接联系生产商进行贸易，因此该下游贸易商私自篡改生产商文件，试图蒙蔽进口商。在了解预注册文件被盗用的情况后，生产企业相当震惊。

事实上，类似案例还有很多，先前一港企贸易商擅自篡改其湖南生产商的预注册文件，将预注册文件占为己有，盗用预注册号，后被进口商发现，使自己陷入商业信誉危机而最终没能挽回客户。

这一系列问题引发了业内对唯一代表职能的深思：唯一代表该如何提醒生产企业正确保护预注册号/注册号不被盗用？生产企业该如何保障自己的权益？企业应怎样处理与唯一代表的协作关系？对此，瑞旭技术提供了四种解决方案：

1、生产企业在提供预注册相关文件时，最好能与贸易商签订书面协议，规定预注册/注册号的使用限制，若贸易商擅自篡改文件，则需承担相应的责任与后果；

2、若贸易商或其进口商索要预注册相关文件，可让贸易商或进口商直接联系唯一代表，如发邮件至info@cirs-reach.com, 唯一代表可帮助解决相关问题；

3、生产企业可在预注册完成通知书和提交报告上加印公司水印，文件加密等特殊识别后再将文件传递给出口商，以防文件被盗用；

4、开具OR证明与吨位涵盖证明。若贸易商索要预注册相关证明，企业可建议贸易商找唯一代表或自己向唯一代表申请吨位涵盖证明，这样既可保证预注册号的正确使用，亦能解决贸易商的问题，同时保护贸易各方的利益。

总之，预注册号/注册号的安全使用对非欧盟生产商乃至整个供应链都至关重要，稍有不慎便会被贸易商或欧盟境内的进口商盗用或滥用，给生产商带来损失。正式注册尤为如此，大多数生产企业为之支付了几十万甚至几百万的数据费，更应谨防注册号的被盗或泄密风险。因此，企业务必切记在传递预注册号/注册号及相关文件时尽量避免直接传递，而应充分利用以上各种方式，将文件处理加工后再提供给客户，以免给公司带来巨大损失。